FAQ Fab Manager

Abonnements

Fab Manager permet-il de proposer différentes formules d’abonnement ?

Oui, vous pouvez définir vos propres formules (mensuelles, annuelles, trimestrielles ou sur d’autres intervalles si vous souhaitez pas exemple créer un abonnement valide sur une durée de 2 mois).

Puis-je utiliser Fab Manager même si mon Fab Lab ne propose pas d’abonnements ?

Oui, vous pouvez simplement proposer des réservations de machines à l’heure et des réservations sur des ateliers / stages / formations.
Nous conseillons néanmoins de proposer des formules d’abonnement qui favorisent l’émergence de communautés et augmente la fréquentation régulière d’un Fab Lab

Puis-je mettre en place un système de forfait (ex : 10 heures à utiliser librement dans mon Fab Lab) ?

Non,  Fab Manager ne prend pas en charge les approches forfaitaires.

A partir de quel moment un abonnement devient-il actif ?

2 cas de figures :
– Un abonnement devient actif à la date à laquelle l’utilisateur vient se former au Fab Lab sur une machine.
– L’abonnement est actif dès que l’utilisateur a réglé son abonnement (en ligne ou au guichet).

Ce paramétrage s’effectue lors de la création d’un abonnement : glissant (premier cas de figure) OU non glissant (second cas de figure)

Les abonnements sont-ils renouvelés automatiquement ?

Non. C’est l’utilisateur qui décide de reconduire ou non un abonnement. Il reçoit une notification par mail une semaine avant l’expiration de sa formule d’abonnement. Libre à lui de se réabonner ou non. Par défaut, les abonnements s’arrêtent à la fin de leur période de validité.


 

Profils utilisateurs

Puis-je proposer des tarifications différentes en fonction de différents groupes d’utilisateurs (étudiants, demandeurs d’emplois, professionnels…)

Oui. C’est d’ailleurs en fonction d’un groupe donné que Fab Manager calcule les tarifs à appliquer et les formules d’abonnements à proposer.

Puis-je créer autant de groupes utilisateurs que je le souhaite ?

Oui

Un utilisateur peut-il librement changer de groupe ? (ex : un étudiant devient auto-entrepreneur)

Oui. Un utilisateur à la possibilité de changer de groupe. Le changement est effectif lorsque l’utilisateur arrive à échéance de son abonnement en cours.
Les administrateurs reçoivent une notification par email lorsqu’un utilisateur change de groupe.
Il faudra donc contrôler de temps en temps au Fab Lab que les utilisateurs sont bien en règle avec le profil qu’ils ont défini (un profil étudiant devra par exemple pouvoir prouver qu’il est effectivement bien étudiant)


 

Paiement en ligne

Puis-je intégrer mon propre système de paiement dans mon Fab Manager ?

Non. Fab Manager fonctionne uniquement avec la solution Stripe. Vos données bancaires sont liées à Stripe lors du paramétrage initial de la solution.

Une commission est-elle prélevée lorsqu’un utilisateur effectue un paiement en ligne ?

Oui. Le service Stripe ponctionne 1.8% + €0.25 pour les cartes bleues françaises et 2.9% + €0.25 pour les cartes internationales. Ces montants de commission sont susceptibles de varier au fil du temps.

Fab Manager ne permet-il que de payer en ligne ? Suis -je obligé de fournir des données bancaires pour pouvoir utiliser Fab Manager ?

Non, Fab Manager permet également d’encaisser directement en guichet (accueil physique). Dans ce cas, il n’y a pas de commission prélevée puisque la transaction ne s’effectue pas en ligne.


 

Agenda du Fab Lab

A quoi sert le module agenda ?

Le module agenda vous permet de définir des créneaux pour les formations et les heures machines que vous souhaitez ouvrir à vos utilisateurs.
Vous pouvez définir des créneaux auxquels vous pouvez assigner des réservations pour des heures machines ou pour des fomations.

Puis-je personnaliser l’agenda pour intégrer mes horaires d’ouverture – fermeture ?

Oui, via le menu “personnalisation” > “Réservations”. Vous pouvez paramétrer l’agenda pour qu’il corresponde à vos horaires de fonctionnement.

Puis-je indiquer une durée de créneau minimale pour les formations et les heures machines ?

Le créneau minimal est fixée à 60 minutes. Il n’est pas possible de proposer de réservation machines ou de formations pour une durée inférieure à 60 minutes. Vous pouvez en revanche proposer par exemple une créneau de 1h15mn.


 

Règles métiers

Les utilisateurs de mon Fab Lab doivent-ils impérativement être formés sur les machines qu’ils souhaitent utiliser ?

Non. Vous pouvez décider de rendre une formation obligatoire ou non avant de permettre la réservation d’une machine.

Statistiques

Fab Manager me permet-il d’accéder à des statistiques relatives aux activités de mon Fab Lab ?

Oui. Fab Manager intègre un module d’analyse statistique complet qui vous permet notamment de suivre les profils de vos utilisateurs, l’évolution des souscriptions aux abonnements et les taux de réservation sur les machines et les formations. Des systèmes de filtres vous permettent d’affiner vos requêtes (ex : nombre d’abonnements souscrits entre telle et telle dates, nombre de projets documentés etc…).


 

Réservations

Un utilisateur peut-il décaler une réservation ?

Oui. Un utilisateur peut décaler un créneau vers un autre créneau disponible. Vous pouvez fixer un délai au delà duquel il n’est plus possible de déplacer le créneau (ex : 24h avant la réservation). Vous pouvez également décider de désactiver cette possibilité via le menu “Personnalisation” > “Réservations”.

Un utilisateur peut-il annuler une réservation ?

Oui. A vous de décider si vous proposez ou non cette option via le menu “Personnalisation” > “Réservations”.

Puis-je réserver un créneau gratuitement pour un utilisateur ?

Oui. Un administrateur peur décider d’offrir une réservation à un utilisateur. Dans ce cas, Fab Manager génère une facture à 0 euros.

Puis-je offrir un abonnement à un utilisateur ?

Oui. Vous pouvez prolonger gratuitement une période d’abonnement en utilisant la fonctionnalité “Offrir des jours gratuits” présente dans le profil de l’utilisateur (onglet “abonnement”). Dans ce cas, Fab Manager génère une facture à 0 euros.

Puis-je offrir des heures machines à un utilisateur ?

Oui, en tant qu’administrateur, vous pouvez choisir d’offrir une réservation. Dans ce cas de figure, une facture à zéro euros est générée.

Fab Manager permet-il d’effectuer des réservations pour des besoins internes ?

Si vous souhaitez créer un utilisateur interne cela est possible. Vous pouvez créer un compte utilisateur (ex : “utilisateur interne”) et décider de ne pas générer de facture pour cet utilisateur. Cela vous permettra de placer des réservations sans déclencher de facturation.


 

Personnalisation

Puis-je changer l’apparence et les contenus du site ?

Fab Manager vous permet d’intégrer votre logo et de définir les principales couleurs du site (depuis l’onglet personnalisation > général).

Vous pouvez également modifier des éléments de contenus :
– Page d’à propos / contacts,
– Messages à faire figurer sur les pages relatives aux abonnements et aux réservations
– Flux Twitter sur la page d’accueil
– Affichage ponctuel d’un message sur la page d’accueil (en cas de fermeture par exemple)
– Mise en ligne des PDF concernant le CGU et les CGV


 

Facturation

Fab Manager me permet-il de retrouver l’ensemble des factures clients ?

Oui. La vue “Factures” vous permet de retrouver l’intégralité des factures émises depuis la mise en service de votre Fab Manager.
Elles sont classées et nomenclaturées par ordre anté-chronologique.

Puis-je effectuer des tris dans les factures ?

Oui : par date, montant, client, numéro de facture.
Vous pouvez également effectuer des recherches plein texte sur un numéro, une date, un utilisateur particulier.

Puis-je personnaliser les factures ?

Oui. la vue factures vous permet de rentrer les informations concernant votre structure. Les champs personnalisables sont les suivants :

– Logo
– Nomenclature des références factures
– Activation d’un code analytique
– Activation TVA et assignation d’un taux (20% par défaut)
– Ajout d’un message personnalisé
– Contacts

Fab Manager permet-il de générer des avoirs (sur factures) ?

Oui. Depuis la vue “factures”, vous pouvez sélectionner une facture et émettre un avoir. Vous pouvez indiquer une date et un mode de remboursement. L’avoir se classe ensuite dans la liste des factures. Par défaut, ils sont identifiés par le suffixe /a.

Dans certains cas, vous pouvez également établir des avoirs partiels vous permettant de créer un avoir uniquement sur certaines entrées d’une transaction.

Peut-on effectuer des remboursement directement depuis Fab Manager ?

Non. S’il s’agit du remboursement d’une transaction en ligne, il faudra vous rendre dans votre interface Stripe pour procéder au remboursement d’une transaction en ligne.

Si le paiement a été effectué à l’accueil (guichet), le remboursement s’effectue depuis l’accueil (guichet).

La génération d’avoir permet de tracer les remboursements mais ne constitue pas un remboursement en lui-même.

 

Hébergement

Sur quel type de machine est hébergée ma version Host de Fab Manager ?

Chaque instance de Fab Manager est hébergée sur une Machine Virtuelle (VPS) possédant les caractéristiques suivantes :

– Ressources maximales allouées : 2vcpu, 2go de Ram, 40 GB d’espace disque SSD

– Traffic : 100mbs mutualisé, 3 To de traffic mensuel

– SLA Infrastructure / Network : 99,99%

Nous déployons sur chaque instance un certificat de sécurité SSL sur un domaine unique (Comodo Positive SSL)

Nous exploitons une passerelle d’envoi d’emails via le service Mandrill (limite: 12 000 mails / mois)

L’abonnement inclue t’il des prestations d’ infogrérance ?

Oui, l’infogérance comprend les conditions suivantes :

– Surveillance automatique 24×7

– Mise à jour de sécurité du système de l’instance (distribution linux et packages (Postgresql, Elastic, Nginx, Redis)

– Mise à jour de sécurité applicative (Ruby, Ruby on rails)

– Mise en production des mises à jours correctives

– Archivage des logs de chaque instance sur espace de stockage externe.

– Renouvellement du certificat SSL sur base annuelle

– Backup journalier des données des instances sur espace de stockage externe (Amazon Glacier).

Quelles sont les conditions d’intervention en cas de dysfonctionnement ?

Les conditions sont les suivantes :

Garantie de Temps de Rétablissement (GTI)< 24H pour les jours ouvrés (Lundi au Vendredi).

Sinon GTI < 48h Samedi et Dimanche ou en cas d’anomalie non critique.

En cas d’anomalie sur une instance, un temps d’intervention pourra être utilisé dans la limite d’1H / mois.

Si le rétablissement de l’instance nécessite un temps d’intervention supérieur, ce temps d’intervention supplémentaire sera facturé au temps passé sur la base de 50€ HT de l’heure.

Je souhaite installer Fab Manager en version open source. Quelle(s) infrastructure(s) pouvez-vous me conseiller ?

# Matériels

Minimum
1 core
2GB RAM + 2GB swap (min 1GB Ram + 3GB swap ! mais non recommandé sauf pour du testing)
30GO (SSD si possible ou disque 7200RPM)

Recommandé (ex : up to 1000 users)
2 core
4GB RAM + 2GB swap
60GO (SSD si possible ou disque 7200RPM)

# Systèmes

Ubuntu 16.04 LTS (avec install via Docker 1.10+ : recommandé mais non obligatoire)
Autres OS possibles : CoreOS (docker), Debian, Redhat 7 Enterprise

# Fournisseurs recommandés

– VPS DigitalOcean
– OVH : VPS ou serveur dédié
– AWS
– Scaleway (Bien pour du testing pas cher mais attention pour de la production, SLA faible)

Localisation

En quelles langues Fab Manager est-il disponible ?

Fab Manager est disponible en Français et en anglais. Le choix de la langue s’effectue lors de l’installation de la solution.